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Stoppt die E-Mail-Flut – oder: Können wir auf Danke-Mails einfach so verzichten?

Wer kennt es nicht: Wir werfen morgens unseren Rechner an, öffnen das E-Mail-Programm – und finden dort einen proppenvollen Postkasten vor.

Wie schön wäre es, diese E-Mail-Flut irgendwie einzudämmen. Aber wo anfangen?

Was nach dem Abbestellen unnötiger Newsletter oder dem Abrufen von E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten außerdem noch ins Auge springt, sind E-Mails ohne dringlichen Inhalt, allen voran die sogenannten Danke-Mails. Gemeint sind damit die Nachrichten, mit denen wir uns für den Inhalt einer zuvor empfangenen E-Mail bedanken.

Naheliegend scheint es, diese E-Mails künftig zu unterbinden. Doch halt – so einfach ist es nicht, wie ein Blick auf das Für und Wider dieses Verzichts zeigt.

Pro: Das spricht für den Verzicht auf Danke-Mails

„Danke-Mails sind überflüssig und schaden dem Klima“, titelte Deutschlandfunk Nova bereits im Dezember 2019 und verwies als Beleg dafür unter anderem auf eine Studie des britischen Energiekonzerns Ovo Energy, die folgende Rechnung aufmachte: Würde jede Britin, jeder Brite nur eine Thank-you-Mail pro Tag weniger schreiben, würden 16.000 Tonnen klimaschädliches Kohlendioxid eingespart – was umgerechnet mehr als 81.000 Flügen von Großbritannien nach Madrid entspräche. Tatsächlich verschickten die Britinnen und Briten zum Zeitpunkt der Erhebung stolze 64 Millionen Danke-Mails täglich.

Zitiert wird zudem eine Stil- und Knigge-Beraterin, die den Vorschlag machte, sich entweder schon im Vorfeld zu bedanken, unser Dankeschön also bereits mit unserer Bitte-Mail zu übersenden. Oder aber in einer späteren Mail unseren Dank auszudrücken, also dann, wenn wir ohnehin wieder an die Empfängerinnen und Empfänger schreiben.

Contra: Das spricht gegen den Verzicht auf Danke-Mails

Spätestens seit der Corona-Pandemie findet auch die interne Unternehmenskommunikation in hohem Maße digital, also beispielsweise per E-Mail statt.

Auf die besondere Rolle der digitalen Kommunikation weist unter anderem die Organisationspsychologin Prof. Dr. Sabine Remdisch hin, deren Forschungsschwerpunkt Führung auf Distanz ist. Demnach wird der Erfolg dieses Führungsstils wesentlich dadurch bestimmt, dass digitale Kommunikation eben nicht nur die Informations-, sondern genauso die Beziehungsebene bespielt. Wenn also künftig im E-Mail-Verkehr nur noch das Nötigste gesagt wird, birgt diese Verknappung an Kommunikation die Gefahr, dass auf Dauer das Klima und schließlich der Unternehmenserfolg darunter leiden.

Fazit:

Die Frage, ob Danke-Mails überflüssig in der ohnehin schon überbordenden E-Mail-Flut sind oder ob gerade sie einen wichtigen Beitrag zu einer positiven Unternehmenskultur leisten, kann nicht eindeutig beantwortet werden. Ein Anhaltspunkt dafür, ob auf diese E-Mails künftig verzichtet werden sollte oder nicht, kann beispielsweise sein, ob die interne Unternehmenskommunikation im Großen und Ganzen im direkten persönlichen Kontakt stattfindet oder vor allem auf digitalem Wege. An der Antwort darauf kann dann entschieden werden, auf welchen Kommunikationskanal der Fokus der Beziehungsebene gelegt werden sollte.

Womit sprechen Unternehmen Frauen besonders an?

Unterscheiden sich die Wünsche und Erwartungen weiblicher Fachkräfte hinsichtlich ihres Arbeitsplatzes von denen ihrer männlichen Kollegen? Antworten auf diese Frage liefert eine Studie, die das Marktforschungsinstitut Bilendi im Auftrag des Online-Portals meinestadt.de umsetzte.

Als zentrales Element der weiblichen Perspektive stellt sich dabei die Bedeutung der Vertrauenskultur heraus: Für 76 Prozent der befragten Frauen, aber nur 66 Prozent der Männer, ist Vertrauen im beruflichen Umfeld besonders wichtig. Das beginnt bereits beim Auftritt des Unternehmens in Stellenanzeigen: Auf einen sympathischen Auftritt legen 44 Prozent der Frauen und lediglich 35 Prozent der Männer Wert.

Eine weitere Diskrepanz zeigt sich mit Blick auf den Einsatz künstlicher Intelligenz. Hier sind es 59 Prozent der Frauen und 46 Prozent der Männer, die Angst vor diesen Technologien äußern. Und der Aussage, über die notwendigen Fähigkeiten zur optimalen Nutzung von KI im Job zu verfügen, stimmen zwar 46 Prozent der Männer, aber nur 33 Prozent der Frauen zu.

Auch in Sachen Gehaltstransparenz scheiden sich die Geister: 67 Prozent der Männer fühlen sich wohl dabei, ihr Gehalt in Bewerbungssituationen zu nennen, was nur 55 Prozent der Frauen von sich behaupten. Anders sieht es jedoch unter Kolleginnen und Kollegen aus. Hier sind es 54 Prozent der weiblichen und 50 Prozent der männlichen Befragten, die ihren Verdienst in diesem Kreis nicht nennen möchten.

Die größte Einigkeit unter den Geschlechtern zeigt sich im Blick nach vorn: Mit 72 Prozent ist die Mehrheit der Befragten der Ansicht, dass eine vertrauensvolle Kultur im Unternehmen künftig an Bedeutung gewinnen wird.

Unternehmen, die mit ihren Maßnahmen gezielt auch Frauen ansprechen wollen, gibt diese Studie somit wertvolle Hinweise an die Hand.

An der Umfrage nahmen insgesamt 3.000 Fachkräfte mit Berufsausbildung teil.

Generation Z setzt auf künstliche Intelligenz als Karriereberatung

Gerade junge Talente legen Wert auf ihre berufliche Entwicklung – optimal, wenn diese in Zeiten des Fachkräftemangels im eigenen Unternehmen ermöglicht werden kann.

Eine Anregung dazu, wie karriereorientierte Mitarbeitende im Unternehmen gehalten werden können, kommt jetzt aus den USA. Hintergrund ist eine dort durchgeführte Umfrage der HR-Beratung Intoo.

Die Studie, für die 800 Angestellte und 800 Leiterinnen und Leiter von HR-Abteilungen befragt wurden, zeigt, dass knapp die Hälfte der Mitarbeitenden aus der sogenannten Generation Z sich ihre Karrieretipps lieber in sozialen Netzwerken und von KI-Diensten wie ChatGPT einholt als bei ihren direkten Vorgesetzten. 44 Prozent von ihnen haben sogar vor, ihr Unternehmen wegen zu schlechter Karriereförderung in den nächsten sechs Monaten zu verlassen.

Die Studienergebnisse gehen dabei noch über die Gen Z hinaus: So sind 46 Prozent aller Befragten der Meinung, ihre Managerinnen und Manager wüssten nicht, wie sie ihre Mitarbeitenden bei der Erreichung ihrer Karriereziele unterstützen könnten. Ganze 63 Prozent haben zudem das Gefühl, dass ihre Produktivität im Unternehmen mehr zählt als ihr berufliches Vorwärtskommen.

Lediglich 22 Prozent der Angestellten und 41 Prozent der HRler halten die hauseigenen Lern- und Entwicklungsprogramme für exzellent.

Die Autorinnen und Autoren der Studie empfehlen Unternehmen daher, ihre Führungskräfte darin zu schulen, sich intensiv mit den Karrierezielen insbesondere der jungen Generation zu befassen und diese beispielsweise durch Karriere-Coachings und Mentoring-Programme zu unterstützen.

EU-Gesetz zur künstlichen Intelligenz tritt in Kraft

Bereits 2018 wurden die Möglichkeiten der Datenerhebung und -verarbeitung durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) deutlich sensibilisiert. Nun tritt mit Wirkung zum 13. März 2024 eine weitere Regelung in Kraft: der sogenannte EU AI Act. Dieses Gesetz soll explizit die Risiken von künstlicher Intelligenz regulieren und formuliert klare Anforderungen und Pflichten in Bezug auf deren spezifische Nutzung, Entwicklung und Verbreitung.

Im Kern unterscheidet das Gesetz zwischen KI-Systemen mit geringem Gefahrenpotenzial und wenigen Auflagen und solchen mit hohem Risiko und entsprechend hohen Anforderungen. Als hochriskant gelten dabei auch solche Systeme, die in den Bereichen Bildung und Beschäftigung eingesetzt werden – damit werden die Regelungen insbesondere im HR-Kontext relevant. Als Beispiele werden künstliche Intelligenzen genannt, die sich auf die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses oder auf die Beförderung und Beendigung von Arbeitsvertragsverhältnissen auswirken, die Aufgaben auf der Grundlage des individuellen Verhaltens, persönlicher Eigenschaften oder Merkmalen zuweisen und die Leistung und das Verhalten von Personen in solchen Verhältnissen überwachen und bewerten. Zudem geht es um KI-Systeme, die für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen, zur Schaltung gezielter Stellenanzeigen und zur Analyse, Filterung und Bewertung von Bewerberinnen und Bewerbern eingesetzt werden.

Mit den neuen Anforderungen verbunden sind die Einrichtung eines Risikomanagements, die Einhaltung von Qualitätsmanagement- und Informationspflichten sowie die Gewährleistung der Sicherheit der Systeme und deren dauernde Überwachung.

Unterm Strich geht es bei der Gesetzgebung darum, dass KI-Systeme transparent, nachvollziehbar, nicht diskriminierend und umweltfreundlich sind. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass sie von Menschen und nicht allein durch andere Technologien überwacht werden.

Das KI-Gesetz im Detail kann beispielsweise hier eingesehen werden: https://artificialintelligenceact.eu/de/article/1/

Die wichtigsten Treiber für Arbeitgeber-Weiterempfehlungen

Wer könnte sich glaubwürdiger über einen Arbeitgeber äußern als die Mitarbeitenden selbst? Umso wichtiger ist es zu wissen, was Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dazu bewegt, positiv über ihr Unternehmen zu sprechen und es sogar weiterzuempfehlen. Genau dazu hat die Universität Marburg auf Basis von Daten von Great Place to Work rund 246.000 Personen aus 852 Unternehmen befragt. Insgesamt wurden dabei vier Top-Treiber identifiziert.

Top-Treiber Nummer eins: das mitarbeiterorientierte Personalmanagement

Die Befragten wünschen sich eine Arbeit, die ihnen persönliche Erfüllung bringt. Wichtige Faktoren dabei sind eine faire Behandlung und die Wertschätzung, die sie vom Arbeitgeber erfahren. Mitarbeitende, die diese Werte erleben, sind motivierter und auch weiterempfehlungsfreudiger. Um die Wirksamkeit dieser Faktoren zu prüfen, eignen sich beispielsweise regelmäßige Umfragen zur erlebten Kultur und Arbeitgeberattraktivität. Hinzu kommen Maßnahmen zur Gesundheitsförderung, zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung oder auch zur Work-Life-Balance.

Top-Treiber Nummer zwei: Wir-Gefühl und Spaß am Arbeitsplatz

Im Zeitalter des hybriden Arbeitens stellt es eine besondere Herausforderung dar, Teamgeist zu entfachen und zu erhalten. Doch genau dieses Wir-Gefühl und der empfundene Spaß am Arbeitsplatz wurden als zweitwichtigste Faktoren der freiwilligen Mitarbeiterempfehlungen ermittelt. Unterstützen können Unternehmen diese Werte durch das Feiern von Erfolgen, organisierte Zusammenkünfte und firmeninterne Events.

Top-Treiber Nummer drei: die Arbeitsumgebung und -konditionen

Nicht zuletzt die Coronapandemie, die viele Mitarbeitende dazu zwang, von zu Hause aus zu arbeiten, hat gezeigt, wie wichtig ein gut ausgestatteter, funktionierender Arbeitsplatz ist. Die Qualität der Arbeitsmittel, des Bürogebäudes und dessen Ausstattung spielen daher auch eine wesentliche Rolle, wenn es um die Weiterempfehlung von Arbeitgebern geht. Als positiv empfunden werden beispielsweise helle, offene und große Büroräume, ergonomische Arbeitsplätze und moderne Technik.

Top-Treiber Nummer vier: die monetäre Vergütung

Das Gehalt als ausschlaggebender Faktor für die Weiterempfehlung eines Arbeitgebers rangiert tatsächlich erst auf Platz vier der Top-Treiber. Auch hier können regelmäßige Befragungen zur empfundenen Gehaltsgerechtigkeit der Mitarbeitenden wichtige Anhaltspunkte auf das Weiterempfehlungspotenzial der Mitarbeitenden liefern.

Insgesamt zeigt die Studie, dass sich die Wertvorstellungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer hin zu gefühlten Faktoren wie empfundene Fairness, Wertschätzung oder auch Spaß an der Arbeit verschoben haben. Arbeitgeber, die sich ihre Mitarbeitenden gleichwohl als positiv beseelte Unternehmensbotschafterinnen und -botschafter wünschen, tun also gut daran, an genau diesen Stellschrauben zu drehen.